√ صاحب نظران معتقدند که پایه واساس فعالیت مدیریت منابع انسانی ,تجزیه وتحلیل شغل است .به عبارت دیگربرای انجام هر فعالیتی (نظیر جذب ,آموزش, ارزیابی عملکرد, پرداخت حقوق و مزایا و…) تا وقتی شغل را نشناسیم نمی توانیم آن را به درستی انجام دهیم.
√ یکی از مهم ترین عناصر مدیریت منابع انسانی شناخت وظایف , مسئولیتها ومشاغلی است که به عهده افراد در سازمان گذارده می شود .این عمل از طریق تجزیه ,طراحی و طبقه بندی مشاغل صورت می پذیرد.
تعاریف
تجزیه وتحلیل شغل یا کارشکافی , به تعبیر ساده همان باز کردن یا شکافتن یک شغل است که برای شناسایی وظایف , مسئولیت ها , تکالیف , ارتباطات , شرایط فیزیکی محل کار , تعامل با همکاران , کار با اشیا و… است .
ترکیب و تلفیق اجزای لازم و با معنی شغل با صفات و ویژگی های شاغلین برای ایجاد پستهای سازمانی به طریقی که آن پستها بتوانند انتظارات کارکنان و مدیران را فراهم آورند .
مراحلی برای تشخیص ویژگی های لازم برای انجام موفقیت آمیز یک شغل وبرسی شرایطی که شغل در آن صورت می گیرد.
تلاش وکاوش سیستماتیک (نظام دار) برای شناخت وظایف , مسئولیت ها اختیارات, تکالیف و بطور کلی آنچه در هر شغل انجام می شود
تجزیه وتحلیل شغل سه پیامد اصلی دارد:
شرح شغل
عبارت از تعیین جایگاه نسبی شغل در مقایسه با مشاغل دیگر است.
شرایط احراز شغل
عبارت از شناسنامه ی شغل در غالب بیان شرح وظایف ,مسئولیت ها تکالیف, اختیارات و ارتباطات در هر شغل است .
ارزش یابی مشاغل
عبارت از تعیین ویژگی های مورد نیاز شاغل برای انجام شغل به نحوی که شاغل بتواند وظایف ومسئولیتهای محوله را به نحو احسن ومطابق استانداردهای کاری انجام دهد
برخی از اصطلاحات تجزیه شغل
کار: عبارت است ازاجزای تشکیل دهنده یک وظیفه.
وظیفه : عبارت است قسمتی از فعالیتهای جسمی ویا فکری که به عهده فردی در سازمان گذارده می شود ویا ازاوخواسته می شود.
شغل : عبارت است از وظایف مشابه ومرتبطی که به عهده یک فرد در مقابل دریافت حقوق ودستمزدگذارده می شود.
پست: عبارت است ازجایگاه سازمانی افراد.
حرفه : عبارت است از گروهی مشاغل مشابه.
مراحل تجزیه وتحلیل شغل
۱- شناخت اهداف , ماموریت ,رسالت سازمان
۲- شناسایی مشاغل سازمان مورد برسی
۳- انتخاب مشاغل نمونه از بین مشاغل به گونه ای که مشاغل انتخابی معرف تمامی مشاغل باشد.
۴- جمع آوری اطلاعات برای تحلیل شغل در این مرحله باید به موارد زیر توجه کرد.
۱- محتوای اطلاعات چه باشد ؟
۲- روش جمع آوری اطلاعات چه باشد؟
۳- منابع جمع آوری اطلاعات چه باشد؟
۴- روش ارایه اطلاعات چگونه باشد؟
۵- طبقه بندی وتجزیه وتحلیل اطلاعات
۶- تجزیه وتحلیل شغل
روش های جمع آوری اطلاعات در تجزیه شغل
مشاهده
یعنی دیدن هدفدار مانند توصیف شغل فرد از طریق مشاهده
مصاحبه
گفتگوی هدفدار برای شناسایی وظایف, تکالیف, اختیارات ,مسئولیتهای هر شغل است.
پرسشنامه
بیان وظایف, مسئولیت, تکالیف هر شغل در قالب پاسخ به سوالات از سوی شاغل سرپرست مدیران بالادست و…
اسناد ومدارک
استفاده از اسنادومدارک جهت شناخت وظایف ومسئولیتها و…هر شغل مانند :فرمهای شرح شغل که معمولا در سازمانهای اسناد موجود است.
بررسی سوابق گذشته
به کوچکترین جزهر شغل, عنصر شغلی گفته می شود.
ترکیب چندین عنصر شغلی, با هم وظیفه را تشکیل می دهد .
چندین وظیفه که با هم ترکیب می شود ,تکلیف را شکل می دهد
از ترکیب چند تکلیف ,پست سازمانی به وجود می آید.
از ترکیب چندین پست ,شغل به وجود می آید.
از ترکیب چندین شغل ,گروه شغلی به وجود می آید.
از ترکیب چندین گروه شغلی , حرفه به وجود می آید.
از ترکیب چندین حرفه, مسیر شغلی مشخص می شود.
کارکردهای تجزیه وتحلیل شغل
برنامه ریزی نیروی انسانی، ارزیابی عملکرد، پرداخت حقوق دستمزد پاداش، آموزش وبهینه سازی، جذب واستخدام، تنظیم روابط کار، طبقه بندی مشاغل، طراحی شغل.
نتایج حاصل از تجزیه شغل
با توجه به اینکه هیچ گونه فرم استاندارد شده برای شرح شغل وشرایط احراز مشاغل وجود ندارد رعایت نکات زیر ضروری به نظر می رسد.
اولا این فرم ها باید گویا ، رسا وقابل فهم باشد .
دوما در فرمهای شرح شغل باید اطلاعاتی از قبیل عنوان شغل ، تعریف واهداف آن واطلاعات لازم دیگر که بتواند شغل را به متصدی آن بشناساند تاحد قابل فهمی تشریح گردیده باشد. در تهیه وتنظیم فرم « شرایط احراز شغل » باید از اغراق شرایط لازم برای احراز مشاغل جدا خودداری شود .
