تشریح مراحل تجزیه و تحلیل سیستم
مرحله اول : شناخت مشکل و تبیین آن
مشکل یا مشکلات مربوطه ممکن است از سوی مدیران،
مقامات مسئول سازمانی و یا شخص آنالیست شناسایی گردد
مشکل مربوطه بایستی :
– به اندازه کافی اهمیت داشته باشد که وقت و هزینه را بتوان صرف آن کرد .
– برای تشخیص مهم بودن مشکل باید ارتباط آن با هدف سازمان را بررسی کرد .
– در شناخت مشکل باید دقت کرد علتها با معلولها اشتباه نشوند .
مرحله دوم : ایجاد فرضیه
پس از شناخت مشکل بایستی درباره عواملی که سبب بروز مشکل شده اند حدث زد و فرضیاتی را مطرح کرد و فرضیه اهم (مهمترین و محتمل ترین راه حل )را برگزید.
مرحله سوم : جمع آوری اطلاعات
در این مرحله بایستی اطلاعاتی را پیرامون مشکل و راه حلهای آن کسب کرد .هر چه صحت و دقت اطلاعات بیشتر باشد ،احتمال شناخت واقعیت و دستیابی به راه حل مناسب برای مشکل بیشتر خواهد بود.
روش های گردآوری اطلاعات
۱- استفاده از کتابخانه
قبل از استفاده از روشهای دیگر محقق باید از کتابخانه استفاده نماید تا از اقدامات تکراری جهت جمع آوری اطلاعات خود داری کند . اطلاعات موجود در کتابخانه از طریق کتب ، نشریات علمی و تخصصی ، جراید روز مره ، میکروفیلم ،نوار و غیره جمع آوری می گردند .
۲- کسب اطلاعات از اسناد و مدارک و بایگانی ها و آرشیوها
آنالیست با مراجعه به اسناد ، مدارک و پرونده های موجود در بایگانی ها و آرشیو ها اطلاعات زیادی درباره موضوع مورد نظر کسب می نماید.
۳- مراجعه به جداول و نمودارهای سازمانی
جداول ،نمودارها ، فرمها و نمونه های موجود در سازمان منابعی برای اطلاعات مورد نیاز هستند که تحلیل گر برای شناخت هر چه بیشتر از آنها استفاده می کند.
۴- مشاهده
منظور از مشاهده ثبت و ضبط دقیق کلیه جوانب بروز حادثه و نیز رفتارو گفتار فرد یا افراد خاصی در حین وقوع حادثه است .مشاهده به دو طریق ذیل صورت می گیرد :
الف )مشاهده مستقیم
در این مشاهده آنالیست شخصاً به مشاهده نحوه انجام کار می پردازد ومشاهده شوندگان نیز از اینکه رفتار و کردارشان مورد مشاهده قرار گرفته است آگاهی دارند.
ب)مشاهده غیر مستقیم
در این روش آنالیست بدون اینکه به افرادی که کارشان تحت بررسی است اطلاع دهد عملکرد آنها را مورد مشاهده قرار می دهد و اطلاعات مورد نیاز را جمع آوری می نماید.
ملاحظاتی که بایستی در مشاهده رعایت کرد:
الف) آنالیست بایستی از دخالت دادن نظرات شخصی در مشاهده بکاهد .
ب) آنالیست باید مشاهدات خود را بطور منظم ثبت و ضبط کند.
ج) برای جبران محدودیت حوزه دید توصیه می شود از چند آنالیست استفاده شود .
د) در صورت امکان از وسایلی همچون فیلم و ضبط صوت هم کمک گرفته می شود.
۵- تهیه و تنظیم پرسشنامه
پرسشنامه وسیله ای است که توسط آن تحلیل گر می تواند عقاید گروهی از افراد را به شکل یکنواختی ثبت کند.
انواع پرسشنامه
الف – پرسشنامه آزاد (چند پرسش که در آن محدودیتی برای پاسخ در نظر گرفته نمی شود)
ب – پرسشنامه ثابت (در آن برای سوالات پاسخهای ثابت در نظر گرفته می شود )
ملاحظاتی که بایستی در تنظیم پرسشنامه رعایت نمود
الف- در مقدمه پرسشنامه آنالیست خود را معرفی و هدف آن راشرح دهد .
ب – تمهیدات کافی برای پاسخ دادن در نظر گرفته شود. (مثلاًتمبر و پاکت و …)
ج – چون تعدادی به پرسشنامه ها پاسخ نمی دهند به تعداد بیشتری پرسشنامه تحویل گردد.
د – از طرح سوالات گنگ و کلی بپرهیزد .
ه – سوالات با درجه درک و فهم پاسخگو همخوانی داشته باشد .
۶-انجام مصاحبه
مصاحبه عبارت است از یک گفت و شنود مستقیم و رودررو با فردی که قرار است درباره موضوع مورد نظر از وی اطلاعاتی کسب کنند.
انواع مصاحبه:
۱- مصاحبه آزاد
مصاحبه ای که در آن یک هدف کلی برای مصاحبه تعیین ومصاحبه کننده محدود و مقید نیست و در صورت لزوم سوالات بیشتری می پرسد.
۲- مصاحبه منظم
مصاحبه ای سازمان داده شده است و طبق برنامه معینی جلسه مصاحبه اداره می شود .
مهمترین نکاتی که در مصاحبه بایستی رعایت شود:
۱- مصاحبه کننده بایستی از هر نوع پیش داوری و اعمال نظر شخصی در طول مصاحبه بپرهیزد.
۲- مصاحبه کردن هنری است که مصاحبه گر بایستی ویژگیهای لازم آن را داشته باشد .
۳- مصاحبه گر سعی کند نقطه نظرات و نگرشهایش را در طی مصاحبه ابراز نکند .
۴- چنانچه مطلبی خلاف میل مصاحبه گر گفته شد مخالفت خود را ابراز ندارد .
۵- شرایط مصاحبه برای همه مصاحبه شوندگان یکسان باشد.
مرحله چهارم :طبقه بندی اطلاعات
در این مرحله آنالیست داده های پراکنده را طبقه بندی نموده و به آنها نظم می بخشد تا معنی دار شوند .این اطلاعات به روشهای منطقی و عقلایی و با توجه به ماهیت و نوع آنها طبقه بندی و کد گذاری می شوند.
روش های طبقه بندی اطلاعات
۱- استفاده از جدول
جدول بندی یکی از روشهای طبقه بندی اطلاعات است که به آنالیست کمک می کند تا وجوه تشابه و همبستگی اطلاعات را که به کمک طبقه بندی منطقی به صورت ردیف ها و ستونهای افقی و عمودی در آمده است به چشم ببیند.
۲- استفاده از نمودارها
نمودارها از وسایل ترسیمی طبقه بندی و نظم بخشی به اطلاعات هستند و آنالیست با استفاده از آنها می تواند اطلاعات را به صورتی تنظیم و منعکس کند که درک آن برای بیننده و خواننده گزارش آسان تر شود و با صرف وقت کوتاهی از پیام آن مطلع گردد.
مزایای نمودارها:
۱- مقایسه اطلاعات را آسان می کنند.
۲- چون از علائم در آنها استفاده می شود از طولانی شدن کلام جلو گیری می کنند.
۳- با کمک آنها بهتر میتوان روند تغییرات و تفاوت بین دو یا چند روند را مشاهده کرد.
انواع نمودارها:
الف) نمودار خطی
نموداری است که برای نشان دادن ارتباط بین دو یا چند دسته اطلاعات بکار می رود . یکی از محورها برای اندازه گیری متغییر مستقل و محور دیگر برای اندازه گیری متغییر واسته است .
ب) نمودار میله ای یا ستونی
در این نمودار برای نشان دادن اطلاعات از میله یا ستون استفاده می شود و در آن ارتفاع میله یا ستون نمایانگر میزان فراوانی یک متغییر است .
ج) نمودار دایره ای
در برخی موارد از شکل دایره برای نشان دادن اطلاعات مختلف استفاده می شود این نمودار برای نشان دادن چگونگی تقسیم یک کل به اجزاءخود مناسب است.
چ)نمودار فضایی
این نمودارها نمایش سه بعدی اطلاعات هستند و در مواردی بکار می روند که بیش از دو متغیر موجود باشد . در این گونه نمودارها ،متغیردر یک فضای سه بعدی نشان داده می شوند.
ح) نمودار سازمانی
این نمودار برای نشان دادن سلسله مراتب سازمان ،قلمرو وظایف و مسئولیتها و ارتباط بین مشاغل و همچنین برای انعکاس چگونگی انجام کارها و نحوه استقرار منابع سازمانی و تسهیلات فیزیکی بکار می رود.
مرحله پنجم :تجزیه و تحلیل اطلاعات
دراین مرحله تحلیل گر می کوشد تا ارتباط بین اطلاعات را کشف کند . در این مرحله سوالاتی از قبیل سوالات ذیل درباره اطلاعات پرسیده می شود:
۱- چه فعالیتی انجام می شود ؟
۲- چرا آن فعالیت انجام می شود ؟
۳- آن فعالیت را چه کسی انجام می دهد؟
۴- آن فعالیت چگونه انجام می شود ؟
۵- آن فعالیت در کجا انجام می شود ؟
۶- آن فعالیت در چه زمانی انجام می شود ؟
مرحله ششم : نتیجه گیری و ارائه راه حل
در این مرحله آنالیست به تعبیر و تفسیر یافته های خویش پرداخته و چنانچه فرضیه های اولیه او تأیید گردند او موفق به کشف علت شده است و اگر تأیید نشده باشند بایستی بدنبال راه حلهای دیگری برای مشکل باشد.
نحوه ارائه راه حل:
دراین مرحله تحلیل گر با کمک قدرت خلاقیت و ابتکار خویش و به مدد شناختی که نسبت به وضع موجود بدست آورده است پیشنهاداتی معقول و منطقی جهت رفع مشکلات و نقائص ارائه می دهد.
مرحله هفتم : تهیه و تنظیم گزارش
اقداماتی که تا این مرحله انجام گرفته اند توسط تحلیل گر در یک گزارش منظم تدوین و در دسترس مدیران و مقامات ذیربط قرار می گیرد.
مرحله هشتم : اجرا
نکات این مرحله:
۱- آنالیست طی برنامه ای از کادرهای ستادی و اجرایی نظر بخواهد و از آنها کمک بگیرد
۲- آنالیست بایستی جلسات توجیهی برای کلیه افراد که مسئولیت اجرای طرح را داشته و سایر کارکنانی که با طرح در گیر هستند تشکیل دهد
۳- اجرای برنامه آموزشی در خصوص نقائص روش موجود ،لزوم طرح جدید ،آشنایی با طرح جدید و غیره برای کلیه مسئولان اجرای طرح
۴- فراهم سازی ابزار و تسهیلات مورد نیاز
۵- کسب حمایت از سوی مدیریت و سرپرستی کارکنان
مرحله نهم : آزمایش طرح جدید
دراین مرحله جهت کسب اطمینان از نتایج طرح ،طرح در یک قلمرو محدود به مرحله اجرا گذاشته می شود تا محدودیتهای حین عمل مشخص و جرح و تعدیلهای لازم انجام پذیرد.
مرحله دهم : استقرار طرح جدید
چنانچه نتایج حاصل از اجرای آزمایش طرح مثبت باشد و مدیران و مقامات مسئول ادامه اجرای آن را تصویب کنند طرح مربوطه در عمل پیاده و استقرار می یابد.
مرحله یازدهم : ارزیابی عملکرد
پس از اینکه سیستم قدیم به سیستم جدید تبدیل شد ،آنالیست بررسی دوباره ای از سیستم به عمل آورده و عملکرد آن را ارزیابی می نماید تا میزان موفقیت سیستم جدید را مشخص و تجدید نظرهای احتمالی را انجام دهد.
